Page 33 - Almi_arsochhallbarhetsredovisning2024
P. 33

Å R S - O C H H Å L L B A R H E T S ­R E D O V I S N I N G 2 0 2 4                                                                    33S t y r n i ng oc h   kon t r o l l

Validering av framtagna åtgärdsplaner har gjorts i samband            Incidenter ska rapporteras direkt när de identifieras/          Kundklagomålshantering
med granskningen och inkluderats i avrapporteringen till risk­      inträffar för att Almi bland annat ska kunna säkerställa          Almi är måna om att alla som vänder sig till oss är nöjda med
utskottet.                                                          att rapportering av allvarliga incidenter rörande person­         kontakt, dialog och leverans. Ibland händer det att man ser
                                                                    uppgiftshantering, vidarerapporteras till ansvarig myndighet      olika på saker eller att kommunikationen inte fungerar optimalt.
12 Externrevision                                                   inom 72 timmar. Almi har en framtagen process för risk­
                                                                    värdering, hantering och återställande aktiviteter kopplat          Almi har därför en etablerad kanal för kundklagomål som
Förslag till val av revisor i bolag med statligt ägande lämnas      till inträffade incidenter.                                       syftar till att adressera frågeställningar eller missnöje kring
av styrelsen och tas fram av bolaget enligt de för Almi til�-                                                                         kontakt, dialog eller leverans med Almi. Hanteringen av ett
lämpliga regler om upphandling och val av revisor som gäller        Visselblåsarfunktionen                                            klagomål ska ske enligt gällande instruktion och hanteras
för bolag vars aktier är upptagna till handel på en r­ eglerad      Syftet med visselblåsarfunktionen är att alla intressenter såsom  med tillbörlig omsorg och med den snabbhet som ärendet
marknad enligt EU:s revisorsförordning. Almi tillämpar              medarbetare, kunder, leverantörer med flera a­ nonymt ska         kräver. Klagomål från kund ska initialt hanteras i det aktuella
vidare lagen om offentlig upphandling avseende villkoren            kunna anmäla överträdelser utan rädsla för negativ be­handling.   dotterbolaget.
för ­uppdraget.                                                     Medarbetare såväl som extern person med koppling till Almi,
                                                                    ska kunna visselblåsa om det finns anledning att göra an­­          Kunden ska i första hand kontakta den aktuella Almi-­
  Revisionsbolag väljs vid årsstämma för en mandatperiod            svariga inom Almi uppmärksam på att något inte står rätt          medarbetare som handlagt ärendet, i andra hand dennes
om ett år. Vid årsstämman 2024 beslutade ägaren att utse            till. Det kan exempelvis omfatta misstanke om brott eller         chef. Inkomna klagomål arkiveras enligt fastslagen rutin
Deloitte AB (556271-5309) med auktoriserad revisor H­ enrik         att företrädare för Almi har agerat på ett sätt som strider       och gallring sker efter fastslagen gallringsplan.
Nilsson som huvudansvarig, för en period om ett år intill           mot Almis uppförandekod eller gällande lagstiftning. Varje
utgången av nästa årsstämma.                                        Almibolag har en egen visselblåsarkanal, men mottagare            Etik- och hållbarhetsråd
                                                                    av visselblåsar­ärenden och uppföljning av dessa ärenden          I arbetet med kunder och portföljbolag uppkommer ibland
  Revisionsutskottet tar årligen del av revisorernas gransk-        i samtliga fall, ägs av koncernens cheif compliance officer       behovet av etiska överväganden. I dessa fall involveras Almis
ningsplan och tar löpande del av revisorernas iakttagelser.         och chief risk officer, vilka agerar oberoende från koncern­      Etik- och hållbarhetsråd som agerar stöd till organisationen
Bolagets revisorer deltar på revisionsutskottens samman­            bolagens ledning och styrelser och har mandat att påbörja         inför beslut om krediter, investeringar och affärsutvecklings­
träden och har därutöver deltagit vid två s­ ammant­ räden          en eventuell utredning tillsammans med extern advokatfirma        insatser.
i ­styrelsen under 2024. Styrelsen träffar bolagets r­ evisorer     om det finns saklig grund för sådan utredning.
minst en gång per år utan närvaro av bolagets VD eller                                                                                  Rådet fokuserar på den etiska frågeställningen i ett ärende
­ledning. Styrelsen erhåller också sammanfattande                     Varje koncernbolag har en egen kanal som kan nås via            och tar inte ställning till affärsmässigheten i ett beslut. Det
­revisionsrapporter.                                                såväl säker och anonym webbtjänst som via brev och telefon.       senare överlåts till det aktuella dotterbolaget som har bäst
                                                                                                                                      förutsättningar att bedöma företagets affär och potential.
  Ersättning till revisorerna framgår av Not 6.                     Kränkande särbehandling eller trakasserier                        Rådets bedömningar tar bland annat sin utgångspunkt i
                                                                    Kränkande särbehandling är ett övergripande begrepp som           beslutat exkluderingsramverk.
Hantering av incidenter, kundklagomål                               innefattar alla sorters kränkande handlingar som riktas mot
och etiska frågeställningar                                         någon eller några arbetstagare, och som kan leda till att per-    Ramverk för internkontroll
                                                                    sonen eller personerna känner sig exkluderade och utanför         Styrelsen ansvarar enligt aktiebolagslagen och Koden för
Almi har en process för att anmäla och h­ antera incidenter         arbetsplatsens gemenskap. Vid misstanke om kränkande sär-         att bolaget har en god intern kontroll och formaliserade
som uppkommer inom koncernen. Syftet är att kunna upp-              behandling, sexuella trakasserier och övriga trakasserier ska     rutiner som säkerställer att fastlagda principer för finansiell
täcka, hantera och lära av oönskade händelser som inträffar.        händelsen rapporteras och utredas. Mottagare av ärenden           rapporte­ring och intern kontroll efterlevs. Ansvaret inne-
Det finns tre rapporteringskanaler beroende på incidentens          är HR-direktör och HR-chef på moderbolaget.                       fattar även att bolagets finansiella rapportering är upp­
karaktär samt en egen process för kundklagomål.                                                                                       rättad i enlighet med lag, tillämpliga redovisningsstandarder
                                                                                                                                      och övriga externa krav.
Incidentrapportering
Vid misstanke om eller upptäckt av en incident ska detta                                                                                Almis ramverk för internkontroll, är i enlighet med det inter-
genast anmälas, detta gäller även i det fall incidenten redan                                                                         nationella ramverket för intern styrning och kontroll utgivet
är hanterad. Med incident avses en inträffad händelse som                                                                             av the Committee of the Sponsoring Organizations of the
kan ha negativa konsekvenser för bolagets verksamhet, med-                                                                            ­Treadway Commission (COSO).
arbetare, ägodelar, ägare, kunder och samarbetspartners
eller relationer till dem.
   28   29   30   31   32   33   34   35   36   37   38